En aras de cumplir con la responsabilidad y la confianza puesta en nosotros por parte de la asamblea de copropietarios, la Junta Administradora 2009 presenta este informe a la comunidad Lorencina, con el ánimo de poner al tanto a todos los residentes de algunas debilidades administrativas y financieras, así como también las soluciones y correctivos aplicados a las mismas y que vienen a redundar en pro de la estabilidad y buen funcionamiento de nuestro querido conjunto residencial.EN SU MOMENTO LA JUNTA ADMINISTRADORA 2009, AL REVISAR LA ADMINISTRACIÓN DEL CONJUNTO, SE ENCONTRÓ CON LAS SIGUIENTES DEBILIDADES:
1. Se confirmó que la señora administradora RUTH PEÑA HERNÁNDEZ, tiene un “Contrato Individual a término Indefinido” desde el 16 de mayo del 2000, en hoja minerva (10-01, ver OFICINA VIRTUAL) y sin cláusulas adicionales; con horario de trabajo jornada completa dependiendo de los requerimientos asistía a todas las reuniones de consejo y a las reuniones del conjunto fuera y dentro el mismo. Programaba los eventos y participaba con su trabajo; no laboraba los sábados (según acta de entrega y empalme de la junta anterior), VER ANEXO DE BLOGS.
2. Existen 3 empleados en nómina con “Contrato Individual a término Indefinido” (VER OFICINA VIRTUAL). Para esta contratación que fue hecha en los últimos años, no se tuvo en cuenta la carga prestacional del conjunto.
3. Se encontró en el momento de recibir el informe a 31 de marzo de 2009, una contabilidad de 24 a 26 millones de pesos manejados con facturas, cuentas de cobro y pagadas en efectivo con comprobantes de egresos de caja y recibos de caja menor tipo Minerva sin ningún consecutivo.
4. En la única chequera existente, la firma del representante legal en el banco era todavía la del señor JHON JAIRO DULCEY, propietario quien hace tres años no vive en el conjunto y no pertenece a la junta. Se aclara que el señor Dulcey nunca giró ni firmó ningún cheque.
5. A Marzo 31 de 2009 se encontró un déficit de $17.507.453,50 =
6. Estudiando la cartera morosa, encontramos lentitud en la ejecución de los cobros jurídicos.
7. Se encontraron también varios aspectos de administración, los cuales fueros algunos mejorados y otros cambiados en pro del buen funcionamiento de la misma.
LUEGO DE ANALIZAR, LA JUNTA ADMINISTRADORA APROBÓ POR UNANIMIDAD LAS SIGUIENTES ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN:
1. Se cambió el horario de la administradora y el de los demás empleados del conjunto, de cumplimiento con la ley y ajustado a 48 horas semanales.
2. Toda contratación o compra será aprobada por la junta. En una emergencia de daño locativo, la administradora tendrá la autonomía para proceder y contratar. Los demás arreglos los reportará y ajustará al presupuesto mensual según su prioridad.
3. Se aprobó pagos en cheque con valor superior a $500.000.oo y la caja menor manejará un rubro de $300.000.oo, cien mil pesos menos que antes.
4. Se llevarán talonarios consecutivos de todos los soportes contables para un eficaz control financiero.
5. Se cancelará el contrato al señor contador y la administradora llevará la contabilidad. El rubro existente y aprobado en el presupuesto 2009, se trasladará a otro rubro con vigilancia de revisoría fiscal, para la compra de silletería que tanta falta hace al conjunto.
6. Los cheques serán firmados por el señor tesorero y la señora administradora y/o la señora presidenta, cada uno con póliza de manejo.
7. Se aprobó que el señor HUGO FIDEL CAMACHO vicepresidente de la junta, acompañe a la administradora en lo referente al manejo y funcionamiento de los empleados del conjunto, sirviendo ello como labor importante en la solución de problemas y situaciones y al mismo tiempo las soluciones; claramente teniendo en cuenta el conducto regular y la independencia de la administradora.
8. Para dar agilidad y pronta solución a la recuperación de cartera, se contrataron los servicios del nuevo abogado, el Dr. EFRÉN ORLANDO ANGULO.
9. Se realizará un nuevo inventario total de activos propiedad del conjunto.
10. La junta encaminó propuestas a la señora administradora, para realizar cambios y arreglos en aspectos administrativos y coordinó con los empleados y sus respectivas labores, mejoras en algunos aspectos, todo para el acertado funcionamiento de los mismos.
11. Todas las debilidades y correctivos fueron discutidos y concertados con el señor revisor fiscal.
NOTA: Con el informe se adjuntan las cuentas tanto de la noche de boleros, como las del día de la madre, recordando que ambos eventos fueron realizados uno en pro del otro. Las utilidades restantes se guardarán como base para futuras actividades en beneficio de nuestra comunidad. Todo lo encontrarán también en nuestro Blogs:
Agradecemos a los comités respectivos por toda su participación; al Tenor GABRIEL ANGEL RUIZ, por su excelente actuación y a todos quienes nos acompañaron y seguirán colaborándonos en este proceso en el que continuaremos mejorando en pro del bienestar y tranquilidad de todos.
JUNTA ADMINISTRADORA 2009
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